Para calcular el presupuesto de dotación para motorizados, separe la primera entrega, las altas previstas y los repuestos durante el periodo. El Decreto 1072 de 2015 exige al empleador suministrar el EPP sin costo al trabajador y mantenerlo o reemplazarlo para asegurar su funcionamiento según la vida útil. El cálculo debe partir de los riesgos de cada cargo, no de una lista universal de productos.
Paso 1: presupuesto de dotación por cargo
Defina los elementos a partir de la evaluación de riesgos y la lista de dotación. Pida precio unitario y cantidad por cargo para traje, guantes, botas, lluvia, visibilidad y demás elementos aplicables. Si el casco o las maletas vienen de otro proveedor, registre su costo en la misma tabla sin confundirlos con lo que suministra este sitio.
Use precios de cotizaciones fechadas y conserve impuestos, transporte y condiciones de entrega por separado. Una calculadora con valores de referencia no sustituye una oferta vigente.
Paso 2: multiplique por personas y sume ingresos
Para cada cargo, multiplique la cantidad de personas por el costo del kit definido para ese cargo. Agregue una línea para los ingresos previstos durante el periodo y evite contarlos dos veces si ya estaban en la plantilla inicial. Fórmula de trabajo: total = entrega inicial + altas previstas + reposiciones estimadas + personalización + transporte e impuestos aplicables.
Tabla de cálculo que puede copiar
Prepare una hoja con una fila por cargo y referencia. Use columnas para cargo, modelo, talla, cantidad inicial, precio unitario fechado, subtotal, altas previstas, reposiciones, impuesto, transporte, personalización y total. La fórmula de cada fila inicial es cantidad inicial × precio unitario; agregue las altas y reposiciones de esa misma referencia, sin duplicar unidades ya incluidas. Mantenga una columna de proveedor y fecha de la cotización para saber cuando debe actualizar el dato.
Si una chaqueta y un pantalón tienen tallas separadas, presupuéstelos en filas separadas. Lo mismo aplica para insertos de impacto y capa impermeable: solo sume lo que la oferta incluye realmente. Cuando un elemento tiene precio por kit, no lo vuelva a agregar como unidad suelta. Revise el alcance de cada precio antes de comparar dos propuestas.
Paso 3: reserve para reposición
No aplique una fecha única de recambio a todos los EPP. La frecuencia depende de la vida útil indicada para cada referencia, el desgaste, los incidentes y la evaluación de riesgos. Use el historial de reemplazos de su empresa; si falta, registre entregas y retiros con el formato de entrega y revise la reserva cada trimestre.
Cuando la prenda aún es apta y el inserto es compatible, cotice protecciones de repuesto por separado. Compare el costo total y documente la compatibilidad antes de comprar.
La reserva puede expresarse como cantidades previstas por referencia, no como un porcentaje arbitrario del presupuesto. Si el historial de la empresa no existe, deje esa cantidad marcada como supuesto pendiente y revise el primer periodo de uso antes de consolidar el siguiente presupuesto. Separe fallas en garantía de desgaste normal para no presupuestar dos veces un cambio cubierto.
Paso 4: la personalización
Solicite el costo de arte, muestra y aplicación del logo por referencia. Guarde el diseño aprobado para futuras compras, pero confirme materiales y disponibilidad en cada reposición; consulte la guía de personalización.
Cómo bajar el costo sin bajar la protección
- Agrupe compras comparables: solicite descuentos por volumen en una cotización fechada y verifique el costo final por referencia.
- Pregunte por entregas parciales: acuerde por escrito cantidades, fechas y condiciones de almacenamiento si el proveedor ofrece esa opción.
- Estandarice referencias: pocas referencias por cargo facilitan el inventario de tallas.
- Cuide la dotación: un buen lavado y almacenamiento alargan la vida de cada prenda. Vea cuidado y reposición.
Lo que cuesta no presupuestar bien
Una compra incompleta puede dejar cargos sin los elementos definidos en su evaluación de riesgos. Revise el presupuesto con seguridad y salud en el trabajo y conserve registro de la entrega, mantenimiento y recambio. No use un supuesto costo de accidente para justificar un precio sin datos propios.
Comprobación antes de aprobar el presupuesto
- Compare el número de trabajadores por cargo con la plantilla vigente y con las altas previstas; evite duplicados.
- Compruebe que cada elemento requerido por la evaluación de riesgos aparece en una fila y tiene talla o criterio de asignación.
- Revise vigencia de cotizaciones, impuestos, transporte por sede y condiciones de entrega; un precio unitario aislado no es el costo puesto en operación.
- Separe presupuesto de EPP y de calzado/vestido de labor cuando las obligaciones se gestionan de forma distinta; vea la diferencia legal.
- Guarde la versión aprobada de la hoja y registre compras y reposiciones reales para comparar al cierre del periodo.
Si el total supera el presupuesto disponible, vuelva a la evaluación de riesgos y a la especificación con SST. No elimine un elemento necesario solo para cuadrar una cifra; compare modelos equivalentes con evidencia, condiciones y costo total verificables.
Dotación recomendada para este caso
Referencias para solicitar cotización por cargo. Confirme ficha, precio y disponibilidad de cada modelo antes de cerrar el presupuesto.
