Formato de Entrega de EPP y Dotación para Motorizados

Qué exige el registro de entrega de EPP

El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 incluye los registros de entrega de equipos y elementos de protección personal entre los documentos del SG-SST. El artículo 2.2.4.6.13 menciona el registro del suministro en materia de conservación documental. La norma no prescribe esta tabla ni una firma como único medio de prueba. Ajuste el medio de registro, retención y acceso a la política de su empresa.

Una firma puede acreditar recepción, pero no demuestra por sí sola que el producto era apropiado, que se explico su uso o que fue reemplazado cuando correspondía. Conserve también la evaluación de riesgos, fichas y evidencias de formación.

Campos útiles para el seguimiento

• Datos de la empresa: razón social, NIT, sede o ciudad.
• Datos del trabajador: nombre completo, documento, cargo y área.
• Detalle de cada elemento: tipo EPP o calzado/vestido de labor, descripción, referencia, talla, cantidad y motivo de entrega o reposición.
• Fecha de entrega de cada elemento.
• Instrucción: fecha y evidencia de la orientación sobre uso, ajuste, cuidado y reporte de daños.
• Constancia: identificación o firma de quien recibe y de quien entrega, según el sistema documental adoptado.

Formato de entrega de EPP: plantilla imprimible

Cómo usarlo bien

1. Un historial por trabajador. Facilita encontrar entregas y reposiciones; puede ser físico o digital según su gestión documental.
2. Anote referencia y talla. Facilita la reposición y permite relacionar el registro con la ficha; por sí solo no demuestra que el elemento corresponde al riesgo.
3. Conserve la ficha técnica y la evaluación de riesgos que justifico la selección.
4. Registre cada reposición en una fila nueva, nunca encima de la anterior.
5. Proteja los datos personales: conserve el registro con acceso y retención definidos por la empresa.

Ejemplo de una fila bien documentada

Si se reemplaza un guante dañado, la fila debe indicar la fecha real, "EPP", descripción y referencia del nuevo par, talla probada, cantidad, y motivo "reposición por daño". En observaciones, vincule el registro de inspección que detectó el problema. Quien entrega y quien recibe se identifican conforme al medio documental de la empresa. No use esta ilustración como dato de una entrega real.

Cuando la misma compra incluye calzado o vestido de labor, marque esa naturaleza por separado y compruebe los requisitos y fechas del régimen aplicable. Que la prenda aparezca en una fila de EPP no resuelve por sí solo si satisface también la prestación laboral. La guía de dotación y EPP explica las dos obligaciones.

Al pasar el historial a digital, mantenga una clave por trabajador y referencia, y evite sobrescribir eventos anteriores. Revise periódicamente que las fichas enlazadas sigan correspondiendo al modelo efectivamente entregado; un cambio de proveedor o versión requiere actualizar la evidencia.

Errores comunes que dejan la entrega sin soporte

• Un solo formato para toda la cuadrilla con una firma grupal.
• No anotar la fecha, o anotar una sola fecha para entregas distintas.
• Registrar calzado y vestido de labor como EPP sin comprobar las condiciones de cada obligación: lea dotación vs EPP.
• No registrar la capacitación en el uso.
• No pedir al proveedor la ficha técnica de lo que compró.

Si va a dotar o reponer el kit de su equipo, revise primero la lista completa de dotación por cargo.

Dotación recomendada para este caso

Estas categorías pueden servir para explorar opciones; pida la ficha y verifique la referencia antes de comprar.

Traje antifricción Consulte ficha y tallas Guantes para moto Pruebe ajuste del modelo Botas de protección Compare referencias Impermeables Verifique uso previsto